Hierin wordt benadrukt dat tijdige afspraken en maatregelen nodig zijn tussen gemeenten en organisaties met wie persoonsgegevens worden uitgewisseld, zoals het IMK. Iedere gemeente moet zich in de aanloop naar 25 mei 2018 gedegen voorbereiden op de AVG en zeer waarschijnlijk zijn die voorbereidingen ook al in volle gang. Dit geldt ook voor het Instituut voor het Midden- en Kleinbedrijf. Het is een zeer omvangrijk onderwerp waarvan wij hieronder voor nu twee specifieke, relevante onderwerpen uitlichten.
De ‘verwerkersovereenkomst’
Heeft u uw gegevensverwerking als verantwoordelijke (de gemeente) deels of volledig uitbesteed aan een verwerker (bijvoorbeeld het IMK)? Beoordeel dan of de overeengekomen maatregelen in bestaande contracten nog steeds toereikend zijn en of deze voldoen aan de eisen die de AVG aan verwerkersovereenkomsten stelt. Zo niet, dan is het noodzakelijk om met iedere verwerker een zogenaamde ‘verwerkersovereenkomst’ te sluiten. De gemeente is, als verantwoordelijke bij de gegevensuitwisseling, veelal leidend in de totstandkoming van deze overeenkomst. Uiteraard is het een gezamenlijk belang om dit zo snel en zo goed mogelijk te borgen en daarom zal het IMK, daar wij ‘verwerker’ zijn, binnen afzienbare tijd contact opnemen met de verantwoordelijke afdeling bij haar opdrachtgevers.
Veilige bestandsaanlevering bij IMK
In de praktijk worden nu veel gegevens door gemeenten nog onbeveiligd bij ons aangeleverd, bijvoorbeeld via de traditionele e-mail of via diensten zoals WeTransfer. Bij een Bbz-aanvraag worden natuurlijk veel bijzondere c.q. gevoelige persoonsgegevens uitgewisseld en dat vraagt – zeker in de context van de AVG – om een meer verantwoorde, beveiligde manier van gegevensuitwisseling. Het IMK heeft hiervoor een oplossing ontwikkeld waarmee u als gemeente deze gegevens beveiligd bij ons aan kunt aanleveren, namelijk de online functionaliteit ‘Veilige bestandsaanlevering’. Het is een laagdrempelige oplossing die u zelfs vandaag nog kunt gaan gebruiken via deze link. U selecteert uw gemeente of samenwerkingsverband en voegt de bestanden toe die u bij ons wilt aanleveren (eventueel geclusterd in bijvoorbeeld een ZIP-bestand).
Mocht u over deze onderwerpen vragen hebben, neemt u dan contact op met Dave van Geelen (d.van.geelen@IMK.nl), Manager Operations & IT bij het Instituut voor het Midden- en Kleinbedrijf.